ЭДО talks. Выпуск 2. Законность ЭДО – все, что нужно знать об электронном документообороте в Украине

Совсем недавно на YouTube-канале – ЭДО talks, появилось новое видео о законности ЭДО в Украине. Итак, давайте более подробно рассмотрим все, что рассказали эксперты во втором выпуске об электронном документообороте.

Сегодня бизнес предоставляет налоговую отчетность в электронном виде. Однако до сих пор компании продолжают вести первичную документацию на бумаге. Хотя ее тоже можно оформлять в электронном виде, ведь для этого есть все законные основания. В частности, об этом свидетельствует позиция государства и налоговых органов, которая представлена ​​в соответствующих официальных документах.

Законность ЭДО

Так, государство регламентирует электронный документооборот тремя основными законами: «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», «Об электронных доверительные услуги», а также, поскольку мы говорим о первичных документах, то учитываем и «Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

Согласно вышеупомянутым нормативно-правовыми документами рассмотрим ведения электронного документооборота и хранения электронных документов с юридической стороны.

В соответствии со ст. 5 «Закона об электронных документах и ​​электронном документообороте» – электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательными реквизитами документа.

В этом же законе сказано: «Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Визуальной форме представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком ».

Итак, эта статья закона нам говорит о том, что е-документ может передаваться в электронной форме, а его визуализация (pdf) может быть, как в электронном, так и в бумажном виде.

В разделе втором ст.7 данного закона сказано: «Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в частности с электронной подписью автора, или подписью приравненным к собственноручной».

В этом же разделе дается разъяснение по вопросу необходимости создания документа, как в бумажном виде, так и в электронном. Звучит оно так: «Если автором создаются идентичные по документальной информацией и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу».

Итак, как видим, первичные документы как бумажные, так и в электронные, будут иметь одинаковую юридическую силу при условии наличия в них обязательных реквизитов.

Какие реквизиты следует считать обязательными в первичном документе?

Согласно закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичный документ обязательно должен содержать следующую информацию:

• название документа (формы);
• дату создания;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Сейчас законодательство не дает полного перечня первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, а некоторые основные виды первичных документов не имеют утвержденной формы.

Среди основных первичных документов можно выделить следующие:

• расходная накладная (форма не утверждена)
• товарно-транспортная накладная (форма утверждена приказом Минтранса от 14.10.1997 г.. №363)
• акт приемки выполненных работ (услуг) (форма не утверждена)
• кассовые ордера (приходный и расходный) (Формы утверждены постановлением НБУ 29.12.2017 г.. №148)
• счет-фактура (инвойс) (форма не утверждена)
• бухгалтерская справка (форма приведена в Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г.. №356).

В случае, когда форма первичного документа не утверждена, предприятие имеет право его разработать самостоятельно. Главное требование – форма должна содержать все обязательные реквизиты! Вы с легкостью сможете создать собственную форму первичного документа (собственный шаблон) для обмена с контрагентами с помощью программы M.E.Doc, в которой разработаны Конструктор шаблонов.

Внедрение ЭДО на предприятии

Основные шаги, которые следует осуществить предприятию для того, чтобы перейти на электронный документооборот:

1. Разработать собственную инструкцию по делопроизводству, руководствуясь положениями «Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение».
2. Получить КЭП. Для ведения ЭДО не нужно получать отдельное ЭП, то есть если вы уже ранее подавали отчетность в электронном виде с помощью кликов, то этот самый ЭП подойдет и для обмена первичными документами.
3. Выбрать программное обеспечение с помощью которого станет возможным наложение КЭП на документы и их отправка контрагентам. Обратите внимание – если вы ведете учет предприятия в определенной учетной системе, то система для документооборота должна интегрироваться в вашу ОС. Это поможет облегчить вашу работу с электронными документами.
4. Заключить договоры, или дополнительные соглашения с контрагентами, в которых в соответствии со ст. 207 Гражданского кодекса Украины, нужно подтвердить предоставление согласия на использование КЭП.

Напомним, что компания Linkos Group предлагает программные продукты для документооборота, способные удовлетворить потребности предприятия на каждом из уровней. Это может быть десктоп-решение – программа M.E.Doc, облачный сервис СОТА или решение для пользователей 1С “Предприятие” – FlyDoc.

Более подробно обо всех программные решения вы можете посмотреть в предыдущем вебинаре нашего YouTube-канала – ЭДО talks.

Обратите внимание – на электронных документах, подписанных ЭП должна проставляться метка времени согласно обновленному закону «Об электронных доверительные услуги». За такую ​​функцию отвечает именно то программное обеспечение, которое вы выбрали для ведения документооборота.

Для чего нужна метка времени?

• отметка времени подтверждает существование такого документа на момент его подписания;
• она позволяет сохранить актуальность сертификата ЭП, наложен на документ.

Если вы подписали документ ЭП без отметки точного времени, то такой документ будет считаться недействительным после окончания действия вашего сертификата.

Если же вы использовали метку времени при наложении ЭП, и тогда ваш е-подпись была действительным, то после окончания действия сертификата электронной документ будет считаться действительным.

Любой программный продукт от компании Linkos Group в автоматическом режиме проставляет отметку точного времени при подписании документа.

Предлагаем посмотреть видео на YouTube-канале – ЭДО talks, о законности ЭДО в Украине.

, , , , , ,

Похожие публикации

Меню
ПОЗВОНИТЕ МНЕ
+
Жду звонка!