ЭДО talks. Выпуск 3. Как хранить электронные документы

Эксперты из ЭДО от компании Linkos Group подготовили новое видео на YouTube-канале – ЭДО talks. В данном видео рассказывается все об особенностях хранения, архивирования и выгрузки электронных документов.

Давайте внесем некоторые разъяснения в информацию, которой поделились с нами эксперты ЭДО:

Сохранение документов в программе M.E.Doc

Хранить свои электронные документы можно непосредственно в программе M.E.Doc в базе данных, находящейся на вашем локальном диске или сервере. Данный метод сохранения документов позволяет быстро найти свои документы, ведь в программе есть удобные инструменты для поиска. Вы можете легко отсортировать е-документы по разным критериям: по типу, направлением или статусом документа.
Кроме того, электронные документы можно легко просматривать, ведь вы всегда находитесь в привычном для вас интерфейсе программы. Также, программой предусмотрено удобное выгрузки документов в том формате, который вам необходим. Это может быть всем хорошо известен XML, DBF, или PDF формат.

Архивирование документов

Существует и другой метод сохранения ваших электронных документов – это архивирование. Функционал – доступный в программе M.E.Doc и необходим, чтобы вы могли хранить свои первичные документы в отдельной базе, к которой можно обратиться в любое время.

Когда целесообразно воспользоваться архивированием?

• если в программе M.E.Doc сохраняется значительное количество первичных документов;
• если накопились документы, за которые вы уже давно отчитались;
• документы 3-5-летней давности, которые могут когда-то понадобиться вашим контрагентам или инспектору при проверке.
В таком случае в реестре первичных документов можно обозначить такие документы, и с помощью функционала «Архивирование документов» выгрузить их в отдельную базу данных. БД может храниться на компьютере, сервере или в другом месте. При необходимости, вы можете скопировать такой архив на несколько носителей. Эти документы всегда будут доступны для просмотра или экспорта, если в программе указан путь к этому файлу. Вы в любой момент сможете отсоединить такой архив от программы, или же, если вам такие документы понадобятся, снова подсоединить его в программу.
Так документы хранятся со всеми необходимыми реквизитами и электронными подписями согласно законодательству. Поэтому вы можете не волноваться о юридической силе такого формата хранения. Кроме того, несмотря на то, что этот файл имеет такой же формат как и сама база данных программы – это значительно упрощает поиск необходимого документа с помощью программы M.E.Doc.

Формат PDF

Если вы хотите хранить свои документы с возможностью просмотра без дополнительного программного обеспечения, вы можете выбрать формат PDF. Относительно формата PDF возникает очень много дискуссий, в частности о том, как правильно должно быть выгружен документ в формате PDF, и в каком случае он будет считаться оригиналом.
Многие пользователи привыкли к тому, что выгружая обычный PDF, на нем отображается визуальное изображение подписи ответственного лица. То есть пользователь ставит подпись ручкой на бумаге или печать предприятия, а уже потом отсканированную копию этого подписи загружает в программу как обычную картинку. Далее, при подписании е-документа или его выгрузки в стандартный формат PDF, на документу будут отражены его красивые каллиграфические подписи.
Важно понимать, что такая картинка не является КЭП. Визуальное отображение подписи на электронном документе – это лишь красивая картинка, ведь электронная подпись не может изменять содержание и вид е-документа.

Согласно терминологии законодательства:

Квалифицированная электронная подпись – усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства КЭП и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа.
Поэтому формат PDF можно использовать как копию, но он не может быть оригиналом документа и нужен только для красивой визуализации, ведь фактического подписи на документе в таком виде нет.

PDF с подписями в формате Cades, или P7S

В программе M.E.Doc есть возможность выгружать формат PDF со всеми электронными подписями. Конечно, для сохранения всех необходимых реквизитов в соответствии с законодательством, в том числе с КЭП на документе, стоит выбрать именно такой путь – выгрузить PDF с подписями в формате Cades, или P7S.

Как это работает?

PDF с форматом подписи Cades

Если вы выгружаете файл PDF с форматом подписи Cades, вы получите один файл формата PDF, включая информацию электронной подписи. Если кто-то внесет изменения в такого PDF, то электронная подпись с документа исчезает.
В целом такой е-документ можно открыть любой программой, читает формат PDF, например Adobe Reader или PDF Xchange. Однако, в таком варианте выгрузки вы увидите визуализацию собственноручной подписи, даже если он был настроен у вас в программе. Все потому, что этот формат не предусматривает дополнительных полей для документа (даже если это картинка), но на самом документе КЭП сохраняется.

PDF с форматом подписи P7S

Выгрузка документа PDF с форматом подписи P7S предусматривает выгрузки нескольких файлов. То есть сам документ выгружается в обычном формате PDF, а к нему отдельными файлами в формате P7S, выгружаются все подписи, которые были наложены на документ. Соответственно, при проверке нужно сверять сам файл и подпись, ему принадлежит. Конечно же в таком формате выгрузки вы увидите визуализацию подписи на документе в виде картинки.

Как проверить достоверность выгруженных е-документов?

Со стороны государства предусмотрено ресурс, который позволяет проверить достоверность электронных подписей, добавлены в документ – сайте Министерства юстиции Украины. На этом ресурсе вы можете скачать файл с электронной подписью и получить результат проверки.
Если вы хотите проверить документ формата PDF с подписями Cades, то вы загрузить один файл, ведь в таком формате подпись “зашит” непосредственно в PDF. Если вы проверяете документ PDF с подписями в формате P7S – необходимо загрузить документ PDF вместе с файлом подписи P7S.
Это не является обязательным операцию после выгрузки документов из программы, но это еще один инструмент, который позволяет проверить наличие подписей на документах, кроме программы M.E.Doc.

Вывод

Помните, что в программе M.E.Doc реализованы инструменты автоматической выгрузки документов сразу после финального утверждения в любой формат: XML, PDF, PDF с подписями. В то же время, эти документы в автоматическом порядке будут храниться в указанных каталогах в хронологии согласно периодом, типу документа или направлению. Поэтому храните свои электронные документы правильно вместе с M.E.Doc.

ЭДО talks. Выпуск 3. Как хранить электронные документы

, , , ,

Похожие публикации

Меню
ПОЗВОНИТЕ МНЕ
+
Жду звонка!